Coordinador de Help Desk/Asistente Administrativo
Tiempo completo • Indianapolis, IN 46204
Puesto: Coordinador de Help Desk/Asistente Administrativo
Ubicación: 2 N. Meridian St. Indianápolis, IN 46204 - En el recinto
Contrato a largo plazo
Tarifa salarial: $21.16/h
Descripción del puesto:
Ubicación: 2 N. Meridian St. Indianápolis, IN 46204 - En el recinto
Contrato a largo plazo
Tarifa salarial: $21.16/h
Descripción del puesto:
Este puesto está estructurado con aproximadamente un 50% dedicado al soporte de helpdesk, un 30% asistencia administrativa, un 10% tareas relacionadas con adquisiciones y un 10% asignado a otras tareas asignadas, incluyendo coordinación de eventos, gestión de cuentas, respaldo y proyectos especiales.
Resumen del puesto:
El Coordinador de Helpdesk desempeña un papel fundamental en el apoyo a las funciones operativas y administrativas de la Oficina de Tecnología y Ciberseguridad (OTC). Reportando directamente al CIO, este puesto sirve como primer punto de contacto para consultas sobre el servicio de ayuda, asegurando una resolución rápida y profesional de cuestiones técnicas y gestionando una variedad de tareas administrativas, de compras y organizativas.
El coordinador trabaja estrechamente con la dirección de la OTC para facilitar el funcionamiento diario fluido, mantener los datos organizativos y apoyar iniciativas estratégicas. Este puesto requiere un alto nivel de profesionalidad, confidencialidad y adaptabilidad para apoyar las necesidades a nivel ejecutivo y la coordinación a nivel divisional. El candidato ideal es un profesional de alto nivel con 5–7 años de experiencia en soporte técnico y administrativo, altamente organizado, detallista, discreto y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
Este puesto está estructurado con una asignación estimada de tiempo de la siguiente manera: aproximadamente el 50% del tiempo del coordinador se dedicará al soporte de helpdesk, incluyendo la gestión de tickets y el triaje telefónico; El 30% se centrará en la asistencia administrativa, como la programación, la incorporación, la coordinación de viajes y el apoyo ejecutivo; El 10% se destinará a tareas relacionadas con adquisiciones, incluyendo órdenes de compra y gestión de suministros; y el 10% restante se asignará a otras tareas asignadas, incluyendo coordinación de eventos, gestión de cuentas de respaldo y proyectos especiales.
Responsabilidades clave:
Operaciones de Helpdesk (50%)
- Sirve como primer punto de contacto para preguntas generales de usuarios OTC.
- Trabajar con expertos internos en la materia (SMEs) para recopilar información precisa y proporcionar respuestas oportunas a los usuarios finales.
- Supervisa y resuelve las categorías asignadas de tickets de helpdesk, centrándote en los tickets relacionados con compras y enrutándolos adecuadamente.
- Mantener la documentación de las resoluciones de tickets y contribuir a las actualizaciones de la base de conocimiento.
-
Experiencia requerida: 5–7 años en puestos de soporte técnico o soporte técnico de TI, incluyendo experiencia en coordinación multifuncional, triaje de tickets y atención al cliente.
Apoyo a la Adquisición (10%)
- Ayuda con las actividades mínimas de adquisición:
- Inicia y haz seguimiento de las órdenes de compra (POs).
- Coordina renovaciones y despidos de la orden de compra.
- Pide material de oficina y equipamiento para el personal OTC.
-
Experiencia requerida: Mínimo 3 años en coordinación de compras o soporte de compras.
- Inicia y haz seguimiento de las órdenes de compra (POs).
Asistencia Administrativa (30%)
- Programar reuniones para el CIO y los CIOs adjuntos.
- Crear y gestionar solicitudes de empleo en coordinación con Recursos Humanos.
- Envía y haz seguimiento de solicitudes PSID (PeopleSoft ID) para empleados OTC.
- Apoyar los procesos de incorporación/salida, incluyendo el aprovisionamiento de equipos y accesos.
- Redacta cartas de bienvenida y coordina la logística de las entrevistas.
- Proporcionar apoyo administrativo y administrativo general a los directivos y empleados de OTC.
- Gestionar las necesidades diarias de la oficina y las actividades administrativas generales.
- Coordinar los trámites de viaje del personal OTC, incluyendo alojamiento, transporte y reembolsos.
- Ayuda con las solicitudes de acceso a VPN, incluyendo la preparación de formularios, el enrutamiento para aprobaciones y la presentación a servicios administrativos.
- Colabora con CAI en nuevas ofertas de empleo, programación de entrevistas, coordinación de candidatos y actividades de incorporación.
-
Experiencia requerida: 5–7 años en apoyo administrativo a nivel ejecutivo, incluyendo coordinación de recursos humanos, logística de viajes y colaboración con proveedores.
Mantenimiento Organizativo
- Crear y mantener organigramas OTC.
- Mantén la lista maestra de todos los empleados de OTC.
- Proporciona acceso a archivos y conversaciones según lo requiran las responsabilidades del puesto.
- Asegura la confidencialidad y discreción en el manejo de información sensible.
-
Experiencia requerida: Mínimo de 3 a 5 años en gestión de datos organizacionales y registro administrativo.
Soporte de Respaldo
- Sirve como respaldo para tareas de gestión de cuentas, incluyendo aprovisionamiento de usuarios, revisiones de acceso y actualizaciones de cuentas según sea necesario.
-
Experiencia requerida: Mínimo 3 años en soporte de gestión de cuentas o de identidad.
Coordinación de eventos
- Organizar y coordinar reuniones trimestrales a nivel de división y eventos para todo el personal.
- Gestiona la logística, incluyendo catering, confirmaciones de asistencia, tarjetas regalo y organización técnica.
-
Experiencia requerida: Mínimo 3 años en planificación o coordinación de eventos.
Otras funciones asignadas (10%)
- Apoyar proyectos e iniciativas especiales según las directrices del CIO.
- Mantener registros e informes relacionados con las actividades de helpdesk, compras y personal.
-
Experiencia requerida: Flexibilidad y experiencia demostradas apoyando iniciativas transversales.
Habilidades y cualificaciones requeridas:
Titulaciones Educativas
- Se requiere un título de asociado o superior en Tecnologías de la Información, Administración de Empresas o un campo relacionado.
- Las certificaciones relevantes del sector o credenciales similares se consideran un gran plus.
- Se pueden considerar combinaciones equivalentes de formación y experiencia profesional (mínimo de 5 a 7 años en puestos de soporte técnico y administrativo) en lugar de títulos formales.
Habilidades técnicas y operativas
- Experiencia con sistemas de tickets de helpdesk y resolución de problemas básica.
- Familiaridad con los flujos de trabajo de compras y los sistemas de correos.
- Dominio de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Experiencia con SharePoint, herramientas de programación y software de organigramas.
- Comprensión de los procedimientos de configuración y solicitud de acceso de VPN.
Habilidades administrativas y de comunicación
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para gestionar calendarios, coordinar reuniones y gestionar información confidencial.
- Expertos en la redacción de correspondencia y documentación profesional.
- Experiencia coordinando viajes y gestionando la logística.
- Experiencia trabajando con proveedores externos (por ejemplo, CAI) en selección de personal e incorporación.
Habilidades organizativas e interpersonales
- Atención excepcional al detalle y gestión del tiempo.
- Capacidad para hacer varias tareas a la vez y priorizar en un entorno acelerado.
- Actitud profesional y orientación al cliente.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa entre equipos.
Confidencialidad y discreción
- Demostró su capacidad para manejar información sensible con integridad.
- Compromiso con mantener la confidencialidad en todos los aspectos del puesto.
Habilidades requeridas/deseadas
Habilidad
Obligatorio / Deseado
Cantidad
Experiencia del candidato
Título de asociado o superior en Tecnologías de la Información, Administración de Empresas o un campo relacionado (se considerará un mínimo de 5 años de experiencia en lugar del título).
| Obligatorio
| 0
|
Experiencia en puestos de soporte técnico o soporte técnico de TI, incluyendo experiencia en coordinación multifuncional, triaje de tickets y atención al cliente.
| Obligatorio
| 5 años
|
Experiencia como apoyo administrativo a nivel ejecutivo, incluyendo coordinación de recursos humanos, logística de viajes y colaboración con proveedores.
| Obligatorio
| 5 años
|
Experiencia en coordinación de compras o apoyo a compras.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia en soporte en gestión de cuentas o identidad.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia en planificación o coordinación de eventos.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia previa en el manejo de información sensible y en el mantenimiento de la confidencialidad.
| Obligatorio
| 0
|
Gran atención al detalle y gestión del tiempo, con capacidad para hacer varias cosas a la vez y priorizar eficazmente en un entorno acelerado.
| Obligatorio
| 0
|
Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
| Obligatorio
| 0
|
Habilidades sólidas en Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
| Obligatorio
| 0
|
Certificaciones relevantes del sector o credenciales similares.
| Muy deseado
| 0
|
Obligatorio / Deseado
Cantidad
Experiencia del candidato
Título de asociado o superior en Tecnologías de la Información, Administración de Empresas o un campo relacionado (se considerará un mínimo de 5 años de experiencia en lugar del título).
| Obligatorio
| 0
|
Experiencia en puestos de soporte técnico o soporte técnico de TI, incluyendo experiencia en coordinación multifuncional, triaje de tickets y atención al cliente.
| Obligatorio
| 5 años
|
Experiencia como apoyo administrativo a nivel ejecutivo, incluyendo coordinación de recursos humanos, logística de viajes y colaboración con proveedores.
| Obligatorio
| 5 años
|
Experiencia en coordinación de compras o apoyo a compras.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia en soporte en gestión de cuentas o identidad.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia en planificación o coordinación de eventos.
| Obligatorio
| 3 años
|
Experiencia previa en el manejo de información sensible y en el mantenimiento de la confidencialidad.
| Obligatorio
| 0
|
Gran atención al detalle y gestión del tiempo, con capacidad para hacer varias cosas a la vez y priorizar eficazmente en un entorno acelerado.
| Obligatorio
| 0
|
Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
| Obligatorio
| 0
|
Habilidades sólidas en Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
| Obligatorio
| 0
|
Certificaciones relevantes del sector o credenciales similares.
| Muy deseado
| 0
|
Compensación: 21,00 $ la hora
Sobre nosotros
Somos más que una empresa de software con un lado creativo. Somos un estudio creativo de servicio completo con una gran experiencia en tecnología. Tomamos una visión holística de las ventas y el marketing, construyendo marcas digitales que brindan valor real a nuestro cliente.
Como agencia de marketing, nuestras estrategias digitales innovadoras captan y mantienen la atención de las personas y producen las herramientas de comunicación y organización necesarias para el éxito. Con una combinación optimizada para los objetivos específicos de cada cliente y el carácter demográfico de su cliente objetivo, brindamos una verdadera integración entre plataformas y canales de medios.
Nuestra visión
Inteletech Global, Inc ofrece servicios de consultoría para ayudar a los clientes con su demanda constante de entornos de TI cambiantes. Los primeros años de la década de 2000 fueron una época emocionante para TI. La tecnología digital estaba transformando nuestras vidas y, con cada innovación, quedó claro que lo digital era el futuro.
Usamos nuestro modelo de entrega global para el éxito de cada compromiso. Mejore la eficacia y la eficiencia de los entornos de aplicaciones de TI mediante la adopción de plataformas de software reutilizables. Nuestros equipos en el sitio trabajan directamente con nuestros clientes para comprender y analizar el estado actual de los problemas y diseñar soluciones conceptuales específicamente adaptadas.
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